Vielleicht kennen Sie das aus Ihrem Büroalltag: Egal wie vorausschauend Sie planen, irgendwas ist immer. Sie befolgen alle Regeln für gutes Projektmanagement, aber neben Ihren veranschlagten Regulatory Affairs-Tätigkeiten müssen Sie spontan auf aktuelle Ereignisse reagieren – und das verhältnismäßig häufig. Da erscheint es naheliegend, diese Ressourcenengpässe mit externen Dienstleistern abzufangen.

Als externer Dienstleister wissen wir leider aus Erfahrung, dass das aus verschiedenen Gründen selten reibungslos und effektiv funktioniert:

• Externe können nicht von heute auf morgen loslegen, sondern benötigen Vorlauf zur Planung ihrer Ressourcen.
• Arbeitet der externe Dienstleister bei Ihnen vor Ort, belegt er ebenfalls interne Ressourcen und nimmt damit Kapazität.
• Wer außerhalb des Unternehmens agiert, hat nur schwer Zugriff auf interne Informationen – erst recht, wenn diese Informationen in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter und Kollegen stecken.

Das Mittel der Wahl ist also nicht, Peaks mit Externen abzufangen, damit Sie sich derweil um Ihre geplanten Aktivitäten kümmern können. Vielleicht wird aber andersherum ein Schuh daraus? Und in der Tat, das ist unsere Empfehlung: Steigern Sie die Effektivität und Effizienz der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, indem Sie sie für die geplanten Aufgaben statt für die ungeplanten einsetzen. Das hat verschiedene Vorteile für Sie:

• Sie bekommen Gelegenheit, Kommunikationswege zu etablieren, die für einen regelmäßigen Informationsaustausch genutzt werden können.
• Die Arbeiten können geplant werden, d. h. es kann im Voraus sichergestellt werden, dass der externe Dienstleister alle Informationen hat, die für die Bewältigung der Aufgabe wichtig sind.
• Auch die Vergabe geplanter Tätigkeiten entlastet Ihre internen Ressourcen – und Sie können flexibler auf die ungeplanten Ereignisse reagieren. Diese können nun mit den eigenen Mitarbeitern effektiv bearbeitet werden.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihre nächsten Projekte mit Externen!